Для начала нужно заполнить заявку на участие в выставке и отправить организаторам не позднее, чем за 10 дней до начала (сроки могут варьироваться). Далее оформляется договор на участие в выставке, где прописаны все финансовые обязательства и условия сотрудничества компании и организаторов.
Продумайте, что вам понадобиться для того, чтобы оформить стенд. Все дополнительное оборудование, возможно, сторонние услуги, которые будут оказаны вашей фирме, нужно внести список и передать организаторам. Туда же приложите план стенда и информацию для создания электронного каталога выставки.

К слову, чтобы оформить выставочный материал достойно и ярко, нужно приложить много усилий. Вам потребуются:

• рекламные стенды;
• материалы для оформления наружной рекламы;
• материалы для широкоформатной печати. 

Все это можно купить у компании «Промостенд», авторитет которой не подвергался сомнению 20 лет. На мобильные стенды торговой марки Ultima Displays будет дана гарантия 10 лет. Приоритет компании – тесные контакты с рекламными агентствами, производителя различных видов рекламы, организаторами выставок. «Промостенд» устанавливает индивидуальную ценовую политику для каждого клиента, что позволяет рассчитывать на приятные цены.

Как правило, участие в выставках платное. Цены варьируются в зависимости от расположения стенда и занимаемой площади. Оформить стенд нужно в соответствии со строительными нормами и планами помещения. Если он будет не типовой, то нужно согласовать план с администраций, заблаговременно позаботиться об установке электрического оборудования, водоснабжения, необходимого оборудования и мебели. Обычно максимальная высота экспозиции не должна превышать 2,5 метра, если задумка вынуждает нарушить требование, то согласование с организаторами обязательное условие. Ваш стенд не должен выбиваться из общей планировки выставочного зала, а уж тем более не должен мешать выставляться «соседям».

Охрана стендов осуществляется организаторами, однако во время мероприятия все же нужно следить за личными вещами и экспонатами самостоятельно. Обязательно соблюдайте пожарную безопасность и требования техники безопасности. Если экспозиция содержит легковоспламеняющиеся материалы, то обязательным условием будет наличие огнетушителя на стенде.

Участие в выставках персонала

Чтобы участие в выставках было продуктивным и действенным, необходимо подготовить несколько человек для участия. Будет достаточно 2-3 человек, одновременно находящихся у экспозиции, которые будут отлично владеть информацией о деятельности компании, о продукции. Стендисты должны быть готовы ответить на вопросы любого характера и сложности, должны быть опрятно одеты. Будет лучше, если будет задействовано чуть больше людей, чтобы каждые 3 часа они могли сменять друг друга возле стенда.

Некоторые для участия в таких мероприятиях нанимают абсолютно сторонних людей, снабжают их необходимой информацией, а по окончании выплачивают оговоренную договором денежную сумму. Но лучше всего привлекать своих же сотрудников, которые знают весь рабочий процесс изнутри.
Выставки в Минске проходят очень часто, поэтому лучше всего приобрести собственное качественное оборудование для оформления стенда, которое можно использовать многократно. В этом есть множество плюсов:

• экономия;
• возможность использовать оборудование повторно;
• спокойствие перед каждым новым мероприятием;
• возможность использования выставочных материалов в офисе или в торговых помещениях.

Компания «Промостенд» обеспечит вашу компанию всем, что необходимо для оформления стенда!